Regels, afspraken en tradities

De uurbespreking is de gebeurtenis waarbij alle instrumentleerlingen de gelegenheid krijgen hun monitor, weekdag en tijdstip van de wekelijkse les af te spreken.

Informatie over welke monitoren, weekdagen en uren er beschikbaar zijn, is spijtig genoeg niet vooraf beschikbaar. We begrijpen dat deze informatie voor u nuttig zou zijn, maar we beschikken zelf vaak pas over deze informatie op het allerlaatste moment. Gebrekkige of onvolledige informatie verspreiden beschouwen we als unfair en mogelijk contraproductief. We vragen u dan ook niet naar deze informatie te vragen via e-mail, het inschrijvingsformulier of welke weg dan ook.

Er zijn twee afzonderlijke uurbesprekingen, de 'kleine' en de 'grote':

• Kleine uurbespreking: voor de instrumenten met maar één of hoogstens 2 monitoren; deze verloopt telefonisch - u wordt opgebeld -  en neemt mogelijk enkele dagen in beslag ongeveer 1 week vóór het begin van de lessen.
• Grote uurbespreking: voor de instrumenten met 2 of meer monitoren en veel leerlingen, én voor de instrumenten waarvoor er maar één monitor is als die 'nieuw' is; voor deze uurbespreking moet u op een welbepaald moment naar onze lokalen komen - u wordt daar tijdig per e-mail voor uitgenodigd - maar daar krijgt u de monitoren dan ook in levende lijve te zien en te spreken.

Lees hier welke uurbespreking voor u van toepassing is. Het hangt af van uw instrument en kan van jaar tot jaar verschillen.

• Kinderen eerst - De monitoren zitten per instrument in een lokaal bij elkaar en de leerlingen komen aan de beurt in stijgende volgorde van leeftijd. Dit om de jonge leerlingen kans te geven op de uren van de namiddag of de vroege avond.
• Oud-leerlingen - Een monitor kan wel een aantal plaatsen vrijhouden voor oud-leerlingen, weliswaar zonder tijdstip. Zo kunnen oud-leerlingen toch bij hun vertrouwde monitor terecht, maar ze moeten wel aan de uurbespreking deelnemen om het tijdstip vast te leggen.
  Om als oud-leerling van een monitor beschouwd te worden, moet u op het inschrijvingsformulier het vakje 'graag zelfde monitor vorig jaar' aanvinken.
• Volgnummer - Alle instrumentleerlingen ontvangen in het voorafgaande weekend een uitnodiging met instructies en hun volgnummer. Late inschrijvers en late betalers krijgen een hoger volgnummer. Wie 3 dagen vóór de uurbespreking nog niet betaald heeft, krijgt helemaal geen volgnummer en wordt enkel tot de uurbespreking toegelaten op vertoon van een bewijs van betaling.
• Annuleren - Wie er bij die gelegenheid niet in slaagt een geschikte weekdag en tijdstip af te spreken, kan zijn inschrijving annuleren en krijgt zijn bijdrage integraal teruggestort.
• Verplicht - Deelnemen aan de uurbespreking is verplicht, d.w.z. het is de enige toegelaten manier om aan een afspraak met een monitor te komen. En dit omdat regelingen achteraf per telefoon of e-mail verschrikkelijk arbeidsintensief zijn voor het bestuur.
  Er is één uitzondering: een monitor die zijn/haar rooster al gevuld krijgt met enkel oud-leerlingen en dus geen nieuwe leerlingen kan bijnemen; hij/zij kan zelf vooraf met die oud-leerlingen de tijdstippen vastleggen zodat zij niet naar de uurbespreking hoeven te komen; dit wordt hen vooraf gemeld.